股權(quán)部開展“檔案大整理” 促進(jìn)檔案管理和利用
從去年11月下旬至今年2月的兩個(gè)多月時(shí)間里，股權(quán)管理部如火如荼地開展了一次“檔案大整理”，有效地促進(jìn)股權(quán)管理檔案的管理和利用。
由于公司股東人數(shù)較多，各類資料保存的年頭較久，且資料的查找次數(shù)較頻繁，因此，股權(quán)部大部分相關(guān)檔案，至今無法移交公司檔案室統(tǒng)一管理。一直以來，檔案管理都是作為部門整體工作中一塊較為重要的內(nèi)容。由于年頭太久，股權(quán)部原本保存的檔案袋有了不同程度的破存，后來新留存的資料沒有系統(tǒng)的保存方式，原有的保存方式（包括材料規(guī)格、裝訂方式、保存用的檔案袋或盒、標(biāo)記方式、編號方法等）都需要更新。
去年11月下旬開始，股權(quán)部派人到公司綜合檔案室參觀、學(xué)習(xí)，并針對部門各類檔案的情況就裝訂、保存、分類等方面進(jìn)行請教、探討，形成一套系統(tǒng)的檔案整理規(guī)范。本著“精裝訂、細(xì)分類、嚴(yán)編排、巧存放”的原則，全面、徹底地對各類有保存價(jià)值的資料進(jìn)行管理。
圖為已經(jīng)整理的檔案
精裝訂。在公司檔案室學(xué)習(xí)了三孔一線裝訂法及其適用范圍，購入自動熱熔鉚管的憑證裝訂機(jī)，爭取規(guī)范保存?zhèn)€人股東分紅收據(jù)及一些個(gè)人分紅銀行回單。
細(xì)分類。為了便于查找和翻閱，股權(quán)部將各類資料作了細(xì)致的分類。例如，將歷年的個(gè)人股東分紅的開戶申請表、收據(jù)及報(bào)表，歸類為“個(gè)人分紅收據(jù)及開戶申請表”，并按照年份從2000年至2015年分類、整理、排序，將13年的相關(guān)材料近上萬份整理裝盒，共163卷。我們將原先收藏在檔案箱的早年的認(rèn)購協(xié)議書按地區(qū)分類后保存到檔案盒里，共整理出101卷。股權(quán)部此次共分類整理出各類檔案近300卷，重點(diǎn)對個(gè)人分紅收據(jù)及開戶申請表、認(rèn)購協(xié)議書、法人股拆細(xì)原始資料進(jìn)行了新一輪規(guī)整。
嚴(yán)編排。將各類資料分類歸整到檔案盒以后，根據(jù)各類材料的分類情況，按照年份、地區(qū)、法人單位的股權(quán)賬號等進(jìn)行進(jìn)一步的編排，編上分類號、檔案號，貼上統(tǒng)一規(guī)格的標(biāo)簽，達(dá)到方便查詢的目的。同時(shí)，也在電腦上建立了電子檔案，對文件材料題名、分類號、案卷號、卷數(shù)作了記錄，更加方便查找。
巧存放。“巧存放”的目的是達(dá)到整齊、美觀的效果，同時(shí)在實(shí)用性上達(dá)到便于查詢和完整永久保存的目的。與往年不同，為了更好保存好一些原始的檔案資料，股權(quán)部將部門不是經(jīng)常性查詢的檔案整理好后移交到公司綜合檔案室作永久保存。
此次“檔案大整理”，歷時(shí)相對較久，參與整理的人數(shù)多（部門各代理處均派人參與整理），根據(jù)工作實(shí)際需要，結(jié)合專業(yè)檔案管理要求，對各類需保存的原始資料、文件文稿、報(bào)表憑證、協(xié)議合同等等具保存價(jià)值的檔案進(jìn)行一次徹底的規(guī)整。在整理的過程中，對部門所有資料的存放歸檔作了一次系統(tǒng)的安排，對今后檔案保存工作有一定的指導(dǎo)意義。股權(quán)部將不懈努力，不斷學(xué)習(xí)研究和改進(jìn)檔案管理方式，規(guī)范檔案管理工作，更好地服務(wù)好股東。
陳麗莉
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